Perşembe, Şubat 16

Sekreter / Asistan

Günümüzde artık, her başarılı patronun arkasında başarılı bir sekreter/asistan var. Yöneticilerin sağ kolu olan sekreterler, şimdiki adıyla "yönetici asistanları" artık orta düzey bir yönetici gibi çalışıyorlar. Eskiden daktilo yazmak, telefona bakmakla sınırlı olan bu meslekte artık yönetici ile aynı adımlar atılıyor, birlikte raporlar hazırlanıyor, yeri geldiğinde yönetici, üst düzey toplantılarda temsil ediliyor. Önceden sekreterlik insanların yüzünde gülümseme uyandıran bir meslekti. Algılama bu yöndeydi, çünkü bu işin magazini de çok yapılıyordu ama sekreterin zamanla işlevi, görevi her şeyi değişti. Sekreterler artık yöneticiyi yöneten kişi haline geldi. Sadece telefona bakmakla yetinmeyip, gerektiğinde toplantılara giren, onunla birlikte tutanaklar, sunumlar, raporlar hazırlayan, istatistikler yapan; yöneticinin yapması gereken işlerin çoğunu kendi üstüne alarak onun yükünü hafifleten "yardımcılar" olmaya başladılar. Bir asistanın görev tanımı içine her şey giriyor, sadece şirketle ilgili konular değil, yöneticinin üye ya da kurucusu olduğu derneklerden, organizasyonlardan, iş-özel yaşam dengesine kadar her türlü detay asistanlarının kontrolünde. O nedenle iyi bir sekreterin iletişim ve analitik düşünme becerisine sahip olması, en az bir yabancı dil bilmesi ve büro otomasyonuna hakim olmasının yanı sıra iyi bir hafızaya sahip olması, empati kurabilmesi, diplomatik davranabilmesi gerekiyor.
“Sekreter” sözcüğü Latincedeki “sır” anlamına gelen “secret” sözcüğünden gelmektedir. “Sırlara sahip olan ve onları en iyi saklayan” anlamındadır. Eski İngilizcede “Sekretarie”, bugünkü İngilizcede “Secretary” halinde kullanılmakta olup, sözcük en az 500 yıldır bizimle beraberdir.
Fransızcada ise “secretaire” 13.yy.dan 16.yy. kadar “güven” anlamında kullanılmıştır. Bu aynı zamanda yönetsel bir terim olarak, “bir başkası için yazı yazan ve düzenleyen kişi” anlamına da gelmektedir. Samuel Johnson, 1755 tarihli sözlüğünde sekreteri şöyle tanımlamaktadır: “İşin yürütülmesi ile görevlendirilmiş kişi; başkası için yazı yazan kişi.” 1806 tarihli Noah Webster’de de sekreter “başkası için yazı yazan kişi” olarak tanımlanmaktadır. 1847’de, ilk Merriam-Webster Sözlüğünde tanımlar biraz genişletilmiş ve sekreter; bir kamu kurumu, bir şirket ya da bir özel kişi tarafından siparişleri, mektupları, mesajları, özel ve resmi kâğıtları, raporları vb. yazmak için görevlendirilmiş kişi; hükümetin belirli bir bölümünün işlerini yürütmekle görevli kişi olarak tanımlanmıştır.
20.yy. sonlarında sekreter artık, yalnız “yazışmaları yazan kişi” ya da “dikte alan kişi” gibi özelliklerden ibaret değildir denmiştir. 1998’de ABD’deki Ulusal Sekreterler Birliği sekreteri “Mükemmel ofis becerilerine sahip, doğrudan yönlendirilmeden kendiliğinden sorumluluk alabilen, inisiyatif ve yargı kullanabilen ve verilen yetki çerçevesinde kararlar alabilen kişi olarak tanımlamıştır".

Hiç yorum yok:

Yorum Gönder

Sende Yaz!